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Microsoft project central: obtener acceso a microsoft project central, informes de estado, utilizar microsoft project central para realizar el seguimiento del progreso del proyecto, funcionamiento de microsoft project central con microsoft outlook

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Microsoft Project Central

Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboración de un plan en el que colaboran los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. Con Microsoft Project Central, podrá, junto con los miembros del grupo de trabajo, intercambiar y trabajar con información del proyecto en un sitio Web.

Microsoft Project Central está disponible como parte del producto Microsoft Project y como el producto Cliente de Microsoft Project. Cualquiera que trabaje con Microsoft Project Central necesita licencia de Microsoft Project Central; no obstante, sólo el administrador o el jefe del proyecto necesita tener licencia de Microsoft Project para realizar el mantenimiento de una base de datos de Microsoft Project Central. Todos los usuarios deben utilizar copias de Microsoft Project o de Microsoft Project Central que tengan la correspondiente licencia.

Microsoft Project ofrece dos soluciones de grupo de trabajo: un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrónico y Microsoft Project Central. Un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrónico ofrece la posibilidad de comunicar información básica sobre el proyecto, incluyendo información de asignación de tareas y actualización de tareas. Microsoft Project Central ofrece más flexibilidad y ventajas adicionales que un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrónico:

- Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. También pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, y pueden agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.

- Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la información más reciente para el proyecto completo, no sólo sus tareas asignadas, a discreción del administrador de Microsoft Project Central.

- Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para incorporarlas al archivo de proyecto.

- Los jefes de proyecto pueden solicitar y recibir informes de estado en el formato que especifique y consolidar fácilmente los informes de estado individual en un informe del estado del proyecto.

- Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar automáticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de trabajo. Pueden especificar que sean aceptadas automáticamente las actualizaciones de todos los miembros o sólo de ciertos miembros. Y pueden especificar que ciertas actualizaciones requieran la revisión del jefe de proyectos, como el exceso de trabajo real respecto al trabajo planeado.

- Los integrantes del grupo de trabajo pueden delegar tareas a otros integrantes del grupo de trabajo, de manera que el jefe de proyectos puede enviar tareas a un jefe de equipo o a un responsable para reasignarlas a recursos individuales.


Obtener acceso a Microsoft Project Central

Una vez instalado Microsoft Project Central, puede obtener acceso a él desde Microsoft Project por medio del comando Bandeja de entrada de equipo en el submenú Grupo de trabajo del menú Herramientas. Un usuario y los miembros del grupo de trabajo también pueden obtener acceso a Microsoft Project Central seleccionando la Página principal de Microsoft Project Central con un explorador de Web.

Cuando el usuario y los miembros del grupo de trabajo obtienen acceso a Microsoft Project Central, se autentican antes de poder comenzar a utilizar el sistema. Puede autenticarse mediante dos métodos: autenticación de servidor de Microsoft Project Central o Autenticación de Windows NT.

La Autenticación de Windows NT proporciona la máxima seguridad para información del proyecto. Cuando se conecta un usuario, Microsoft Project Central lo autentica automáticamente utilizando su cuenta de usuario de Windows. El usuario no ve una página de conexión y no tiene que introducir un nombre de usuario o contraseña.

Si no se utiliza Autenticación de Windows NT, Microsoft Project Central muestra una página de conexión al usuario, que deberá introducir entonces un Id y una contraseña.

El administrador de Microsoft Project Central determina si los miembros del grupo de trabajo deben utilizar Autenticación de Windows NT o autenticación de servidor de Microsoft Project Central o si pueden utilizar cualquiera de los dos tipos de autenticación.

Si el administrador requiere Autenticación de Windows NT o permite cualquiera de los dos tipos de autenticación, pero desea utilizar Autenticación de Windows NT para tener una máxima seguridad, deberá especificar cuentas de usuario de Windows en el proyecto para cada miembro del grupo de trabajo.


Informes de estado

Microsoft Project Central incluye la capacidad de diseñar informes de estado y enviar solicitudes a los miembros del grupo de trabajo. Un informe de estado es un formulario que los miembros del grupo de trabajo rellenan en Microsoft Project Central con texto que describe el estado del trabajo. Los informes de estado no contienen información numérica acerca del proyecto y no se pueden utilizar para actualizar el archivo de proyecto. Pueden utilizarse para proporcionar información más detallada sobre logros, objetivos, temas y otros factores que afectan al trabajo de una persona. Los informes pueden mostrarse, guardarse o distribuirse a otras personas. Y Microsoft Project Central puede consolidar automáticamente informes individuales de los miembros del grupo de trabajo en un informe de estado más grande para todo el equipo.

Como jefe de proyecto, decide con qué frecuencia los miembros del grupo de trabajo deben enviar sus informes de estado y las secciones que éstos deben contener. Determina qué miembros del grupo de trabajo deben enviar informes de estado y especifica si los informes deben consolidarse y cómo. Revisa los informes de estado enviados en Microsoft Project Central.

Puede crear informes de estado haciendo clic en Solicitar un informe de estado en la página Informes de estado de Microsoft Project Central.


Utilizar Microsoft Project Central para realizar el seguimiento del progreso del proyecto

Una vez enviados los mensajes de asignación de equipo a los miembros del grupo de trabajo, éstos pueden ver y actualizar sus tareas en cualquier momento en Microsoft Project Central. Los miembros del grupo pueden enviar información actualizada acerca de las tareas en cualquier momento desde el parte de horas de Microsoft Project Central. Asimismo, puede solicitar una actualización sobre todas las tareas o sobre tareas específicas enviando mensajes de estado del equipo a los miembros del grupo de trabajo desde Microsoft Project.

Microsoft Project Central permite ver los mensajes que envían los miembros del grupo de trabajo cuando responden a los mensajes de estado del equipo o envían actualizaciones. Puede actualizar el archivo de proyecto con la información contenida en el mensaje haciendo clic en Actualizar, en el mensaje.

A fin de facilitar la actualización del archivo de proyecto con la información de los mensajes del grupo de trabajo, puede establecer reglas de mensajes. Las reglas de mensajes permiten realizar la actualización del archivo de proyecto de manera más rápida y fácil, puesto que no necesita revisar cada mensaje para actualizar el archivo. Puede especificar que las actualizaciones de todos los miembros, o sólo de ciertos miembros, se acepten automáticamente al ejecutar las reglas de mensajes. Puede especificar los tipos de mensajes del grupo de trabajo que se aceptan automáticamente o especificar los criterios que determinados tipos de mensajes deben cumplir. Por ejemplo, puede especificar que la actualización de determinadas tareas requieren su aceptación, como el trabajo real que exceda del trabajo planeado. Puede ejecutar reglas de mensajes haciendo clic en Ejecutar reglas ahora cuando esté viendo la lista de mensajes.


Funcionamiento de Microsoft Project Central con Microsoft Outlook

Microsoft Project Central proporciona dos funciones para integrar información de Outlook. Los usuarios pueden ver tareas de Outlook en las hojas de tiempos, aunque no pueden modificarlas. Pueden incorporar en sus hojas de tiempos entradas de calendario de períodos no laborables de Microsoft Outlook. Los usuarios pueden enviar algunas o todas estas entradas de períodos no laborables al jefe de proyecto, para que el calendario del proyecto pueda actualizarse.

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