Las principales causas para elaborar órdenes de cambio son los conflictos, omisiones, ambigüedades y errores tanto de las especificaciones técnicas como de los programas de obra.

Estas órdenes ocasionan un incremento del costo y tiempo de ejecución de la obra, reducen la productividad y empeoran las relaciones entre el personal involucrado en la ejecución de las obras, por lo que el análisis debe velar que estos cambios correspondan a las necesidades del proyecto, sean apropiados y cuenten con la autorización debida.

En virtud de que las órdenes de cambio involucran modificaciones al monto del proyecto y por ende al crédito, es necesario que la entidad financiera las conozca.

Si el cambio involucra un porcentaje significativo debe ser revisado previo a la aprobación por parte del dueño. De igual manera el solicitante del cambio debe proporcionar información significativa, preparando un análisis del impacto de los cambios en el resto de trabajos por ejecutar.

Si la orden de cambio incrementa el monto del proyecto se debe definir entre el dueño y la entidad financiera la fuente de este financiamiento adicional, siempre y cuando se mantenga dentro de los parámetros de rentabilidad.

Para analizar los cambios solicitados es necesario diferenciar entre lo que “se debe hacer” y lo que “se desea hacer” con el cambio, permitiéndose hacer dichos cambios si son esenciales para la seguridad y el logro del proyecto.

La propuesta del requerimiento de cambio al proyecto debe ser sustentada y justificada de manera adecuada antes de la negociación con el dueño.

Para llevar adelante un seguimiento adecuado de los cambios debe haber un sistema de control de cambios que permita identificarlos, prever su costo y tiempo adicional requerido, presentarlo para su análisis y decisión de aceptación o rechazo y para su posterior seguimiento.

Para registrar e identificar los requerimientos de cambio que se desarrollan en el proceso de construcción se presenta un formulario que contiene información preliminar que identifica al proyecto y al componente o elemento que requiere el cambio; incluye la determinación del objeto de cambio, una descripción del mismo, las razones previstas, los efectos que éstas ocasionarán al objetivo del proyecto y a sus elementos o componentes, el costo que éste representa y su incidencia en el cronograma de obras. El formulario es el siguiente:

Como resumen de los cambios aprobados por el dueño en el transcurso de la ejecución de las obras se ha desarrollado otro formulario que se presenta a continuación y que corresponde al registro de los componentes y/o elementos que han sido creados, incrementados en su volumen de obra, eliminados, o modificados en sus especificaciones técnicas. Estas variaciones al proyecto inicial modifican el monto total y el plazo de ejecución.