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La programación y sus detalles - CURSO DE MICROSOFT PROJECT GRATIS



 




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La programación y sus detalles: ver en pantalla el proyecto completo, la escala temporal, comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto, identificar el camino crítico, cambiar a una vista diferente, ver campos diferentes en una vista, mostrar información específica mediante un filtro, ordenar información en una vista, agrupar información en una vista


LECCIÓN EN PDF: La programación y sus detalles

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La programación y sus detalles

Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos para comprobar si se cumplirá la fecha límite. Si no es así examine las tareas que conducen a hitos y compruebe si están programadas correctamente.

Primero observe la imagen general: la fecha de comienzo y fin y la ruta crítica. Después compruebe los detalles. Muestre las tareas y los recursos en vistas que pueda cambiar para adaptarlas a sus necesidades.


Ver en pantalla el proyecto completo

Puede obtener información general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Zoom, en Proyecto completo y en Aceptar.

Zoom

Visualización del Diagrama de Gantt para el proyecto completo

Diagrama de Gantt

Sugerencias:

Para ver las barras de Gantt en una escala temporal mayorherramienta zoom o menor herramienta zoom menos, haga clic en Acercar o Alejar .

Si tiene que desplazarse hacia abajo para ver la fecha de fin del proyecto y ha esquematizado las tareas jerárquicamente, puede ver sólo las tareas de resumen de nivel superior. Haga clic en el título del campo de identificación (la celda situada en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt) y elija Ocultar subtareas. Ocultar subtareas

Para ver tareas a un nivel de esquema específico, haga clic en el título de la columna de identificación (el campo situado en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt). Haga clic en mostrar y elija el nivel de esquema que desee.

todas las subterraneas


La escala temporal

La Escala Temporal es el área de la vista del Diagrama de Gantt que muestra las unidades de tiempo, y las barras que representan gráficamente la asignación de tiempo de las tareas.

escala temporal

Para modificarla y ajustarla haga doble clic sobre la escala temporal o haga menú Formato y seleccione Escala Temporal.

En la ficha Escala Temporal seleccione el formato para la escala principal y secundaria entre unidades, etiqueta, intervalo, alineación, etc.

En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de vista previa.

ficha Escala Temporal

En la ficha Período no laborable seleccione el formato para llas opciones ubicación del dibujo, color y trama. En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de vista previa.

ficha Período no laborable


Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como está programado.

- En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto y elija Estadísticas.

- Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y el costo total.

comienzo y fin del proyecto


Identificar el Camino Crítico

El Camino Crítico es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas críticas. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas de la programación, tenga cuidado con las tareas críticas; los cambios que realice en ellas afectarán a la fecha de fin del proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt. Asistente para diagramas de Gantt

3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato a las tareas de la ruta crítica.

diagramas de Gantt


Nota: Por defecto Microsoft Project muestra en el Diagrama de Gantt las tareas no críticas de color azul y las tareas críticas color rojo.


Sugerencias:

Es posible filtrar la programación de manera que aparezcan solamente las tareas críticas. En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Tareas críticas. En la lista Filtro haga clic en Todas las tareas para mostrar de nuevo todas las tareas.

Una vez filtradas las tareas críticas, puede ordenarlas por duración para que se muestren de la más larga a la más corta. Ordenar las tareas críticas le ayudará a observar dónde debe esforzarse para reducir las tareas.


Cambiar a una vista diferente

Puede mostrar información del proyecto en vistas de tareas o en vistas de recursos. Algunas vistas de tareas y de recursos se encuentran en vistas de hoja, que contienen columnas (denominadas campos) de información relacionada. En una vista de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de información diferentes. Otras vistas muestran la información de tareas o recursos gráficamente, como las vistas Calendario, Diagrama de red y Gráfico de recursos, o las tareas y recursos relacionados con una escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.

- En el menú Ver, haga clic en la vista de tarea o de recurso que desee.

- Si la vista que busca no está en el menú Ver, haga clic en Más vistas para obtener más opciones. Haga clic en una vista de la lista Vistas y, a continuación, en Aplicar.

Nota: El cambio de vista no agrega ni quita información del proyecto, sólo cambia el tipo de información que se muestra en pantalla.

Más vistas


Ver campos diferentes en una vista

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede resultar útil disponer de distintas combinaciones de información. Si cambia la tabla que se aplica a una vista de hoja, los campos de información que muestra esa vista también cambian.

1. Si es necesario, en el menú Ver, haga clic en la vista que desee.

2. Para utilizar una vista que no esté en el menú Ver, haga clic en Más vistas, elija la vista que desee de la lista Vistas y, a continuación, haga clic en Aplicar.

3. En el menú Ver, señale Tabla y elija la tabla que desee aplicar.

- Para aplicar una tabla que no se encuentre en el submenú Tabla, haga clic en Más tablas, en la tabla de tarea o recurso que desee y, a continuación, en Aplicar.

Nota: Observe que los títulos de campo varían al cambiar entre tablas.

Más tablas


Mostrar información específica mediante un filtro

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el menú Proyecto, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que desee aplicar.

Filtro para

- Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para o un filtro para resaltar, haga clic en Más filtros.

Más filtros

2. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.

- Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar.

3. Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos.

Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas.

Sugerencia: Puede establecer un AutoFiltro en muchas vistas para buscar rápidamente un subconjunto de datos en un campo.

En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en AutofiltroAutofiltro o haga clic en Autofiltro . Haga clic en la flecha situada en la columna que contiene la información que desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar la tabla. Para desactivar los Autofiltros, señale Filtro para en el menú Proyecto y, a continuación, elija Autofiltro otra vez o haga clic en Autofiltro. Autofiltro

Mostrar información


Ordenar información en una vista

Puede ordenar tareas o recursos por criterios como el nombre de la tarea, la fecha de fin y el nombre del recurso. La ordenación puede resultar útil si desea ver las tareas en secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes.

La ordenación se mantiene aunque cambie de vista y se guarda cuando se cierra un archivo de proyecto. Sin embargo, no es posible guardar una ordenación personalizada.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Proyecto, señale Ordenar y elija la opción de ordenación que desee.

Ordenar

- Para personalizar una ordenación, en el menú Proyecto, elija Ordenar y, a continuación, haga clic en Ordenar por.


Ordenar por

3. En el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo por el que desea ordenar los datos y, a continuación, haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden.

4. Especificar las opciones de ordenación.

- Para realizar la ordenación mediante un campo adicional, haga clic en ese campo en el cuadro Segundo criterio y, a continuación, haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden.

- Para renumerar las tareas permanentemente, active la casilla de verificación Renumerar tareas permanentemente.

- Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que las subtareas permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla de verificación Conservar la estructura del esquema.

- Para restablecer la ordenación con los valores predeterminados, haga clic en Restablecer.

Nota: Al hacer clic en Restablecer únicamente se restablecen los valores predeterminados de las opciones de ordenación del cuadro de diálogo Ordenar. Si las tareas se reordenan constantemente utilizando la casilla de verificación Renumerar tareas permanentemente, aunque hiciera clic en Restablecer no se restablecería el orden de numeración de las tareas.


Agrupar información en una vista

En muchas vistas, puede agrupar información para tareas o recursos a fin de comparar y contrastar datos. Por ejemplo, es posible que desee ver agrupadas todas las tareas que tienen una duración similar.

Para agrupar información de tareas, en el menú Ver, haga clic en Más vistas y, a continuación, en Hoja de tareas. Para agrupar información de recursos, en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

1. En el menú Proyecto, elija Agrupar por y después haga clic en el grupo que desee aplicar.

sin agrupar

- Para aplicar un grupo que no está en el submenú Agrupar por, haga clic en Más grupos. Por ejemplo, para la Hoja de tareas, haga clic en Duración para ver las tareas agrupadas por duración. Para la Hoja de recursos, haga clic en Grupo de recursos para ver los recursos agrupados por la información del campo Grupo.

mas grupos sin agrupar

- Para aplicar un grupo personalizado haga clic en Personalizar Agrupar por que le permite crear un conjunto de campos a libre criterio.

Personalizar Agrupar por

2. Para quitar la agrupación que ha aplicado, en el menú Proyecto, elija Agrupar por y, a continuación, haga clic en Sin agrupar.

 


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