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Estructurar las tareas en un esquema lógico: diagrama de gantt, mostrar y ocultar las subtareas, modificar una lista de tareas, copiar, mover o eliminar la tarea

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Estructurar las tareas en un esquema lógico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea.

De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

Un Esquema es una estructura jerárquica de un proyecto que muestra la disposición de algunas tareas en agrupaciones de mayor volumen. En Microsoft Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante la aplicación de sangrías.



Una Tarea de Resumen es una tarea que se compone de subtareas y que también resume dichas subtareas. Se puede utilizar la función de niveles de esquema de Microsoft Project para crear tareas de resumen. Microsoft Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (duración, costo, etc.) utilizando la información de las subtareas.

Una subtarea es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de las subtareas se incluye en la tarea de resumen. Puede designar subtareas utilizando la función de niveles de esquema de Microsoft Project.

Para organizar el esquema, se utilizan los botones de esquema:

Aplicar sangría
Anular sangría
Mostrar subtareas
Ocultar subtareas
Mostrar todas las subtareas

Para crear una tarea de resumen o fase:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea.

3. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea.

4. En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo Nombre de tarea.

5. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir en subtareas.

6. Haga clic en Aplicar sangría para aplicar sangría a estas tareas.

Sugerencia: Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en una tarea. Seleccione la tarea y sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla. Para deshacer niveles de esquema, anule las sangrías de todas las subtareas y de las tareas de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivel de esquema.

Notas: La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas es preciso vincular las tareas.

En Microsoft Project, todas las subtareas de una fase o subfase deben estar directamente debajo de la tarea de resumen para que sean incluidas en la fase o subfase.


Mostrar y ocultar las subtareas

En un esquema, puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vez desee ocultar las
subtareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y después imprimir esa vista para crear un informe de resumen
del proyecto; o tal vez desee mostrar únicamente las subtareas que le interesen. Al mostrar todas las subtareas, podrá ver
rápidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema existentes en todo el proyecto.

1. En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que desea mostrar u ocultar.

3. Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las subtareas.

4. Para mostrar todas la subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas

Sugerencias: También puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en el símbolo de esquema de la tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas mostradas o no tiene subtareas mostradas.

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automáticamente todas las subtareas asociadas a ella.

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas con una sangría similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.


Modificar una lista de tareas

Cuando se crea una lista de tareas eventualmente se desea copiar, eliminar o mover tareas en el proyecto.

También se puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Cuando se mueve o elimina una tarea de resumen, las subtareas asociadas también se mueven o eliminan.

En el campo de identificación (el campo situado más a la izquierda), seleccione la tarea que desee copiar, mover o eliminar.

- Para seleccionar una fila, haga clic en el identificador de la tarea.

- Para seleccionar un grupo de filas adyacentes haga clic en la primera y arrastre el ratón hasta la ultima, suelte el clic.

- Para seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla CTRL y después haga clic en los números de identificación de tarea.


Copiar, mover o eliminar la tarea:

- Para copiar la tarea, haga clic en Copiar

- Para mover la tarea, haga clic en Cortar

- Para eliminar la tarea, presione la tecla SUPRIMIR

- Para mover la selección que ha cortado o repetir la selección que ha copiado, seleccione las filas donde desee pegarla.

- Asegúrese de que selecciona filas enteras.

- Haga clic en Pegar

- Si hay información en la fila de destino, las nuevas filas se insertarán sobre la fila de destino.

Nota: El botón de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quizá no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Más botones y elija el botón que desee.

Sugerencia: Para agregar una nueva tarea entre tareas existentes, haga clic en el número de identificación de la tarea y presione la tecla INSERTAR. Después de insertar una tarea nueva, las tareas se vuelven a numerar automáticamente.

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