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Ajuste y conclusión de la programación del proyecto: inserción de márgenes de holgura, modificar la programación de las tareas individuales, creando una tarea separada denominada margen de holgura, administración de costos, análisis de los costos del proyecto en la vista diagrama de gantt, reducción manual de los costos, control de la carga de trabajo de los recursos, gráfico de recursos, vista uso de recursos, resolución manual de conflictos de recursos, reducción del tiempo total

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Ajuste y conclusión de la programación del proyecto

Si después de ver la programación descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto, puede ajustar tareas para reducir la programación. Preste especial atención a las tareas críticas, puesto que cualquier cambio en éstas puede afectar a la fecha de fin.

Si una tarea puede comenzar anticipadamente aplique el tiempo de adelanto. Si existe alguna fecha en la que una tarea deba comenzar ineludiblemente agregue una delimitación. Si hay recursos que trabajan en exceso mientras otros permanecen disponibles reasigne los recursos para reducir la duración de las tareas.


Inserción de márgenes de holgura

El margen de holgura es el tiempo que puede retrasar una tarea antes de entrar en la ruta crítica. Microsoft Project le permite admisnistrar el margen de hogura por medio de:

- Modificar la programación de las tareas individuales añadiendo ahora a la duración de una tarea algún tiempo extra en el momento de hacer la primera estimación. Si más tarde tuvuera que eliminar el margen de holgura, cambie la duración de las tareas individuales.

- Creando una tarea separada denominada Margen de Holgura, la última de su proyecto. A medida que modifique el proyecto para cumplir fechas límite y resolver conflictos de recursos verá si esta última tarea sobrepasa la fecha de conclusión, en cuyo caso deberá reducirla para que el proyecto termine a tiempo.


Administración de costos

Antes de terminar una programación, debe asegurarse de que los costos de los recursos y los costos fijos se atienen al presupuesto. Utilice Microsoft Project para analizar si se ha sobrepasado el presupuesto y también para recortar los costos.


Análisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt

La tabla de costo en la vista del Diagrama de Gantt, permite visualizar ampliamente el costo de las tareas.

Para mostrar la tabla de costos:

1. Haga clic en el icono del Diagrama de Gantt de la barra de vistas situada en el aldo izquierdo de la pantalla de Project.



2. En el menú Ver, seleccione Tabla y haga clic sobre Costo.



En este momento podrá visualizar la columna Costo Total. esta columna muestra los costos totales calculados según el uso de los recursos y los costos fijos, lo cual puede compararse con cualquier otro parámetro del presupuesto asignado al proyecto.


Reducción manual de los costos

Para reducir los costos de las tareas siga uno de estos métodos o bién una combinación de ellos:

- Reduzca la duración de una tarea

- Cambie el tiempo de asignación de un recurso a una tarea

- Utilice menos recursos o menos materiales

- Utilice recursos de menor precio y calidad similar


Control de la carga de trabajo de los recursos

Además de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas. Microsoft Project dispone de varios métodos para el análisis y la resolución de conflictos de recursos.


Gráfico de Recursos

La vista Gráfico de recursos muestra un gráfica de barras que representa la cantidad total de esfuerzo que un recurso empleará en cada una de las tareas del proyecto en un intervalo específico. Puede mostrar la vista y modificar los intervalos para ver un día en particular, un mes o un cuatrimestre. Para ello.

1. Haga clic sobre el icono Gráfico de Recursos ubicado en la barra de vistas.

2. Use la barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior del panel izquierdo para ir de un recurso a otro.

3. Use la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho para avanzar o retroceder sobr el intervalo de duración del proyecto.

Nota: Puede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo mayores o menores.




Vista Uso de Recursos

Para revisar las horas concretas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista Uso de recursos, que permite ver las tareas asignadas a cada recurso, el total de horas por tarea y los días trabajados. Para ello active la vista:

Haga clic en el icono Uso de recursos ubicado en la barra de vistas.




Resolución manual de conflictos de recursos

Luego de analizar las vistas Gráfico de Recursos y Uso de recursos para localizar los posibles conflictos intente resolver los conflictos manuales de una de las siguientes formas:

- Elimine una asignación: Si un recurso trabaja simultáneamente en dos o más tareas, relévelo de una de ellas y decida si va a sustituirlo.

- Modifique las unidades de asignación: Si un recurso puede terminar la tarea con un 50% de esfuerzo, cambie ahora las unidades de asignación para que quede reflejado.

- Alargue una tarea: decida si un recurso puedecompletra otra tarea con un menor porcentaje de unidades de asignación si se le otorga más tiempo.

- Modifique una relación de dependencia: Si ningún otro recurso puede realizar las tareas en conflicto, tal vez necesite crear una relación de dependencia en la que una tarea deba terminar antes de que comience la siguiente. si se elimina ahora la concurrencia de tareas se elima el conflicto.

- Divida una tarea: Si una parte de una tarea muestra un conflicto, suspenda su ejecución hasta que el recurso esté libre.


Reducción del tiempo total

Junto a los temas de asignación presupuestaria y de recursos se debe tener en cuenta el tiempo total que llevará completar el proyecto. Los ajustes de costos y de asignaciones de recursos generalmente alargan la duración del proyecto. Si esto sucede y se deben acortar los tiempos proceda con la revisión del camino crítico. Microsoft Project ofrece los siguientes métodos para ayudar a acortar la duración del proyecto:

- Asignar más recursos a las tareas condicionadas por el esfuerzo

- Eliminar tareas.

- Revisar las duraciones.

- Desplazar las relaciones de dependencia.

- Ajustar las delimitaciones de las tareas.

- Eliminar la redistribución de recursos.

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