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Introducir y Organizar una lista de tareas - CURSO DE MICROSOFT PROJECT GRATIS



 




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Introducir y organizar una lista de tareas: especificar las tareas y sus duraciones, incorporar una tarea a un proyecto, tarea repetitiva, especificar una duración, crear un hito, tareas condicionadas por el esfuerzo, eliminar una tarea de la lista de tareas


LECCIÓN EN PDF: Introducir y organizar una lista de tareas

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Introducir y Organizar una lista de tareas

Las listas de tareas son categorías de información que aparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt que especifican los detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las predecesoras y los nombres de los recursos. Otra información de la tarea está disponible al aplicar una tabla diferente a la vista.

A su vez una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la finalización del proyecto. Los proyectos a su vez se componen de tareas.

Para crear una lista de tareas primero se enumeran los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Se comienza por los grandes bloques de trabajo y después se dividen cada bloque en tareas con resultados individuales. Se agregan hitos y finalmente, se especifican estimaciones de duración.

Una vez que se haya introducido la información de las tareas, se crea un esquema como ayuda para ver la estructura del proyecto.


Especificar las tareas y sus duraciones

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Después se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea y se introduce como una duración. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.

Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas.


Incorporar una tarea a un proyecto

Se puede crear rápidamente una lista de tareas de la programación escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la programación.

Microsoft Project facilita la especificación y la modificación de una tarea repetitiva. Una tarea repetitiva es aquella que se realiza de manera repetida en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden definir como una tarea repetitiva. Se puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, se puede especificar la duración de cada tarea, el momento en que se producirá y las veces que se repetirá (un período de tiempo o el número específico de repeticiones).

De esta manera se pueden especificar dos clases de tareas en Microsoft Project: tareas que tienen lugar una vez y tareas repetitivas.

Sugerencias: Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la programación a medida que se van introduciendo las tareas o esperar hasta haber introducido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programación del proyecto se simplifica su organización, de forma que resulta más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Obtener información sobre esquemas.

Puede insertar una tarea entre tareas existentes seleccionando la fila debajo de la cual desea que aparezca la nueva tarea. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea y escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.

Nota: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.


Especificar una tarea que tiene lugar una vez

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuación, presione la tecla TAB

3. Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida de un signo de interrogación

4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Puede utilizar las abreviaturas siguientes: meses = me, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m.

5. Presione la tecla ENTRAR

Nota: Para mostrar una duración estimada, escriba un signo de interrogación después de la duración.

Sugerencia: También puede agregar una nota acerca de una tarea. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga clic en Notas de tareas. Escriba la información en el cuadro Notas y haga clic en Aceptar.


Especificar una tarea repetitiva

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la tarea repetitiva.

2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.

tarea repetitiva

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea.

5. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea.

7. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.

8. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la tarea.

9. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea repetitiva.

informacion de tarea repetitiva

Notas:

Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.

Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en Calendario para programar esta tarea, haga clic en el calendario que
desee utilizar.

Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo del proyecto.

Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables, Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces
que ocurra en tales días.


Especificar una duración

Una duración es un período total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es el período de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el final de una tarea, según se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos. La duración transcurrida es el período de tiempo necesario para completar una tarea, tomando como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo los días festivos o feriados y otros días no laborables; se puede especificar en minutos, horas, días y semanas.

Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

min = minuto
h = hora
día = día
sem = semana
ms = mes

Puede especificar la duración exacta de una tarea o una nueva duración estimada para reemplazar la duración estimada que Microsoft Project asigna a cada tarea de manera predeterminada.Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna automáticamente una duración estimada de un día; un signo de interrogación después de la duración indica que es estimada.

Una duración estimada es una duración para la cual la información de que dispone sólo permite determinar un valor provisional no definitivo. Para que otros miembros del equipo puedan reconocer su estado de inmediato, una duración estimada está claramente marcada como tal mediante un signo de interrogación (?) colocado inmediatamente a continuación de la unidad de duración.

Sugerencia: Puede programar las tareas más eficazmente si especifica la duración y los vínculos de cada una y permite que Microsoft Project calcule automáticamente las fechas de comienzo y fin. Para conseguir la mayor flexibilidad posible en la programación, evite el uso de delimitaciones inflexibles.


Crear un Hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programación, como puede ser la finalización de una fase principal. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese día.

Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante.

Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto.

Para crear un hito hacer:

1. En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee convertir en un hito y escriba 0d.

2. Presione la tecla ENTRAR.

Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto y que se utilizan para controlar el progreso del proyecto. Las tareas con duración cero se muestran automáticamente como hitos pero el usuario también puede marcar como hito cualquier otra tarea con cualquier duración.

Aunque una tarea con una duración 0 se marca automáticamente como hito, puede convertir cualquier tarea en un hito.

Para marcar cualquier tarea como hito:

1. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

2. Haga clic en Información de la tareaInformación de la tarea

Cuadro Información de la tarea

3. Elija la ficha Avanzado y active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito

Sugerencia: Para ver todos los hitos, haga clic en Hitos en la lista Filtro. Para volver a ver todo el proyecto, haga clic en Todas las tareas en la lista Filtro.


Tareas condicionadas por el esfuerzo

Por defecto Microsoft Project establece la asignación de tiempos a todas las tareas como condicionadas por el esfuerzo. Esto supone que a medida que se modifica la asignación de recursos inicial, varía la duración de la tarea, si bien las horas de trabajo necesarias para completarla permanecen constantes. Mediante las tareas condicionadas por el esfuerzo Microsoft Project distribuye homogéneamente el trabajo entre los recursos.

Desactivar la especificación tarea condicionada por el esfuerzo:

Para una sóla tarea:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

3. Haga clic en Información de la tareaInformación de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado

5. Haga clic en la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo para eliminar la
marca de selección

6. Haga clic en Aceptar

Condicionada por el esfuerzo

Para las tareas nuevas del proyecto:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones

2. Seleccione la ficha Programación 2.

3. Haga clic en la casilla de verificación Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo para eliminar la marca de selección

4. Haga clic en Aceptar

Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo

Sugerencia: Si desea que las tareas del proyecto no sean programadas condicionadas por el esfuerzo al crear el archivo de proyecto antes de introducir las tareas ir al menú herramientas opción programación y desactive la casilla de Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo.


Eliminar una tarea de la Lista de Tareas

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de tareas.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de Tarea, seleccione la tarea que desee eliminar.

3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar la tarea

Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se reprograman según las especificaciones de dependencias, duraciones y delimitaciones establecidas.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador (número ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y en el menú desplegado seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso. Esto eliminará toda la información relativa al recurso o tarea eliminado.

eliminar tarea

 


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